無理のない予算設定を意識し、細かな数字にこだわらない
予実管理を成功させるためには、予算と実際の出費を細かく管理し、これらを逐一付き合わせるといったことで実現できると考えている人が多いのですが、この方法では様々な細かな部分まで明確に管理せざるをえなくなってしまい、本質的な部分での大きな乖離を生じることが多いものです。そのためこれを成功させるには適切な予算を明確に設定することが重要なポイントとなります。
また実際の管理上は細かな数字にこだわらず、その全体像を常に把握することが重要です。全体の流れを把握することにより軌道修正を迅速に行うことができるため、予実管理を成功させることができます。
なるべく正確に予実の差異を確認する
予実管理を成功させるポイントは、なるべく正確にその違いをチェックすることが良い方法となります。この場合に細かな数字を逐一確認することが良い方法と思うことも多いのですが、これでは目先の数字にとらわれ全体像を把握することができません。予実管理では予実差異の把握で重要なポイントは、その全体像を把握することであり、一つ一つの細かな違いにこだわらないようにすることが重要なポイントとなっています。この全体の違いを高頻度で確認することにより、その食い違いを迅速に知ることができ、必要な対策をスムーズに行うことができます。
PDCAサイクル
予実管理を行う際には、PDCAサイクルを効率的に利用しその作業を絶え間なく実現することが良い方法となっています。PDCAサイクルとは、Planを設定し実際にこれを実行するDoと、実行した結果を確認するCheck及びこれに基づいて対策を実現するActionのそれぞれの頭文字をとったものとなっており、様々な作業を軌道修正を行いながら繰り返す一般的な手段となっているのが特徴です。
予実管理でこの方法を用いることにより、問題点を迅速に抽出し細かな軌道修正を実現することができるため、非常に効果的な方法となっています。
予実管理ツールを使うメリット
予実管理をスムーズに行うためには、ツールを利用するのが効果的な方法です。多くの場合にはExcelを利用することも多いのですが、Excelは煩雑な処理が必要となり、またこれを使いこなす能力を持った担当者が存在しないと誤りを生じやすいといった問題もあります。予実管理ツールを利用することで、資料や帳票を自動出力することが可能となり、担当者のスキルが高くなくても安心して正確な管理を行うことができるのがメリットです。同時に発生する作業工数も少なくて済むため、業務リソースを効率的に活用することができ安定した管理を実現することができます。