ChatGPTは、私たちの業務を大きく変革する可能性を秘めています。単なる雑談や質問への回答だけでなく、入社式のアジェンダ作成、社長スピーチの原稿作成、決算短信の文章作成など、様々な業務でChatGPTを活用することができるのです。本記事では、ChatGPTを業務に役立てる具体的な方法をご紹介します。
1. 入社式のアジェンダとタイムスケジュールを作成する
新年度の入社式のプログラムを作成する際、ChatGPTを活用することで効率的にアジェンダとタイムスケジュールを作成できます。まず、ChatGPTに入社式の前提条件を与えます。例えば、「午前中に終了するようにしたい」といった条件を伝えます。すると、ChatGPTは以下のようなタイムスケジュールを提案してくれます。
- 9:00～9:30 受付開始、参加者の集合
- 9:30～9:40 開会の挨拶
- 9:40～10:00 社長挨拶
- …
- 11:55～12:00 閉会の挨拶
このように、ChatGPTが提案するタイムスケジュールは、受付開始から実際の会の開始までの時間や、開会の挨拶や社長挨拶の所要時間など、現実的な時間配分になっています。これを基に、各社の事情に合わせて微調整を加えれば、効率的にアジェンダとタイムスケジュールを作成できます。
2. 全社員向けの社長スピーチ原稿を作成する
全社員に向けた社長のスピーチ原稿を一から作成するのは、時間がかかり面倒な作業です。しかし、ChatGPTを活用すれば、ドラフトを作成してもらうことができます。まず、ChatGPTに会社の情報を詳しく伝えます。例えば、「当社は中小企業向けのIT企業で、創業15年目を迎える。長年SIER事業で収益を上げていたが、最近自社製品をリリースしてヒットしている。今年度は売上を15倍に成長させたい」といった情報を与えます。また、スピーチの全体的なトーンについても指示を与えておくと良いでしょう。
こうした前提条件を与えると、ChatGPTは社長スピーチのドラフトを作成してくれます。例えば、「創業15年目を迎えられたのは、皆さんの力があってこそ」「売上15倍の目標達成には皆さんの力が必要」「新卒社員には先輩社員から積極的に学んでほしい」といった内容を盛り込んだ原稿を作ってくれます。さらに、前提条件には含まれていない「仕事のストレスを感じたら、一緒にランチやコーヒーブレイクを取ろう」といった提案も加えてくれる場合があります。ChatGPTが生成した原稿をベースに、必要な修正を加えることで、効率的にスピーチ原稿を作成できます。
3. 決算短信の文章を作成する
決算短信の文章を一から書くのも、時間がかかる作業です。ChatGPTを活用すれば、ドラフトを効率的に作成できます。まず、ChatGPTに会社の業種や業績、来年度の見通しなどを詳しく伝えます。例えば、「当社は自動車部品製造業である」「前期は減収減益だった。原因は××」「来期は○○の施策により、売上高○○円、営業利益○○円を見込んでいる」といった情報を与えます。
すると、ChatGPTは決算短信のドラフトを作成してくれます。前期の業績について触れつつ、来期の見通しや期待についても言及した文章を生成してくれます。最後は「引き続きご支援を賜りますようお願い申し上げます」といった定型文で締めくくられます。ChatGPTが作成したドラフトをベースに、必要な数値や表現を修正することで、効率的に決算短信の文章を作成できます。
以上のように、ChatGPTを活用することで、入社式のアジェンダ作成、社長スピーチの原稿作成、決算短信の文章作成など、様々な業務を効率化できます。まずはChatGPTにできるだけ詳しく前提条件を伝えることが重要です。その上で、ChatGPTが生成したドラフトをベースに、必要な修正を加えていけば、業務の効率化につながるでしょう。
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