はじめに
近年、ビジネスにおいて効率化と顧客満足度の向上が重要なテーマとなっています。そんな中、ChatGPTをはじめとする生成AI技術が注目を集めています。これらの技術を活用することで、クレーム対応メールやオンボーディングメール、ステップメールなどの作成業務を自動化し、大幅な時間短縮と品質向上を実現できる可能性があります。
本記事では、実際にChatGPTを使ってこれらのメール作成を効率化する方法について、具体的な例を交えながら解説していきます。業務の自動化に興味がある方、生成AIの活用方法を探っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
クレームメールの作成
お客さんから来たクレームのメールに返すメールの文章作成を効率化する方法について説明します。クレームへの返答は、定型的な文章が間に挟まっていることが多く、リード文や謝罪の部分などは決まりきっているものだと思います。そういった業務も少し効率化できるようにしていくことができます。
例えば、美容院に来たクレームを想定します。カットとカラーをお願いして、クーポン価格で来店したと思ったら、知らないうちに追加料金が発生していて、最後のお会計のときにびっくりしたというクレームです。最初のカウンセリングの段階でクーポン価格でできないカラーなら追加料金が発生すると案内してほしかったというクレームです。
これに対しての返答文をChatGPTに生成してもらうには、TPOに合わせた前提をちゃんと伝えることが重要です。どういうメールが来ているかという前提を明確に出してあげて、かつこれに返すクレームメールに返すメールだと伝えると、ChatGPTは詫びの文章も間に挟んでくれながら、クーポンカットとカラーの組み合わせが可能であることは案内しているが、カラーの種類によって追加料金が発生することがあるという内容の文章を生成してくれます。
サンプルのクレーム文章：予約時にクーポンを使いカットとヘアカラーをお願いしました。 クーポン価格でカラーをして頂けると思いましたら、知らない内に追加料金が発生していて、最後のお会計でビックリ。 最初のカウンセリングの段階でクーポン価格で出来ないカラーなら追加料金が発生する旨案内して頂きたかったです。 もしカラーで、案内があればクーポン価格で出来るカラーでお願いしたのに。
オンボーディングメールの作成
次に、ChatGPTを使って、販売しているツールの無料トライアル中のお客さんに送るオンボーディングメールを作成してみます。与える情報は細かい方がいいので、何を販売しているのかを明確に伝えます。例えば、セールスオートメーションツールを販売するためにメール戦略を検討していると伝え、問い合わせ先のメールアドレスなどを書いた上で、無料トライアル中の顧客に送るオンボーディングメールを作成してほしいと依頼します。
プロンプト：私はSalesAutomationツールを販売するために、メール戦略を検討しています。 問い合わせ先はxxxx@xxxx.comです。 電話番号は000-0000-0000です。無料トライアル中の顧客に送るオンボーディングメールを作成してください。自然で回りくどくない言い回しで書いてください。
すると、ChatGPTは製品名やプロダクト名を使って、トライアル中のセールスオートメーションツールの使い方などを説明するオンボーディングメールを生成してくれます。実際、こういう文書を1から考えるのは煩わしいですが、あらかじめ電話番号や連絡先、製品の名前や特徴を詳しく書いた上で依頼すると、文章も自動的に生成されます。
ステップメールの作成
最後に、同じようにセールスオートメーションツールを販売している前提で、サインアップやトライアル登録をしてから反応がないお客さんに送るステップメールを作成してみます。ChatGPTは過去に渡した条件やプロンプトをある程度覚えているので、続きでサインアップから反応が1カ月以上ない顧客に送るステップメールを作成してほしいと依頼します。
プロンプト文：サインアップから反応が1か月以上ない顧客に送るステップメールを作成してください。自然で回りくどくない言い回しで書いてください。
すると、ChatGPTは製品名を使って、反応がないけど大丈夫かと確認するようなメール文章を生成してくれます。この際も、自分のサービスや製品の特徴をプロンプトの中に書いておくと、その部分を汲み取って文章の中に入れてくれます。
まとめ
ChatGPTをはじめとする生成AI技術は、ビジネスが直面する様々な課題に対して効果的なソリューションを提供します。顧客サービスの質の向上、業務の効率化、そしてビジネスインサイトの獲得により、企業は持続可能な成長を遂げることができます。しかし、これらのテクノロジーを最大限に活用するには、継続的な学習と適応が必要不可欠です。
ビジネスがこれらの新しいツールを適切に導入し、法的規制や倫理的基準を遵守しながら顧客との信頼関係を築いていくことが、成功への鍵となるでしょう。ChatGPTを使ったメール対応の効率化は、その一例に過ぎません。今後も、生成AIの可能性を探求し、ビジネスに活かしていくことが重要です。
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