はじめに
近年、AI技術の進歩により、多くの業務が効率化されるようになっています。特に、バックオフィス業務においては、ChatGPTのような高度な自然言語処理AIを活用することで、業務の負担を大幅に軽減することが可能です。本記事では、ミーティング議事録のサマリー作成と会計業務の効率化に焦点を当て、具体的な方法や活用事例を解説します。これにより、AIを使った業務効率化の実践的なアプローチを学び、実際の業務に役立てていただければ幸いです。
ミーティング議事録のサマリー作成
議事録作成の手間を軽減
ミーティング議事録の作成は非常に手間がかかる作業ですが、重要な業務の一つです。会議で何が決まったのか、どのタスクが誰に割り振られたのかを明確にすることが求められます。しかし、この作業は時間と労力を要します。ChatGPTを利用することで、この手間を大幅に軽減することができます。
プロンプトの作成
まず、議事録の元となるテキストをChatGPTに貼り付けます。その上で、具体的な命令文（プロンプト）を追加します。例えば、以下のようなプロンプトを用います。
「あなたは議事録を要約したり、整理する担当者です。以下の議事録のテキストを読んで、議事で確定した結論を明確にし、それぞれに割り振られたタスクをまとめてください。タスクは表形式で出力し、カラムには担当者とタスク名を記入してください。」
サマリーの自動生成
このプロンプトを基に、ChatGPTが議事録のサマリーを自動生成します。これにより、結論やタスクが表形式で整理され、決定事項や課題が明確になります。
サマリーの例
以下は、ChatGPTが生成した議事録のサマリーの一例です。
| 担当者 | タスク名 |
|---|---|
| 鈴木次郎 | 新規プロジェクトの進捗管理 |
| 佐藤太郎 | マーケティングキャンペーン準備 |
| 山田花子 | 技術サポートの確保 |
| 佐々木美子 | 社内研修プログラムの見直し |
会計業務の効率化アイデア出し
会計業務のツール活用
会計業務を効率化するためには、適切なツールの導入が重要です。ChatGPTに具体的な質問を投げかけることで、さまざまなツールを提案してもらうことができます。
質問の例
例えば、以下のような質問を行います。 「会計業務を効率化するために使えるツールを教えてください。特に、以下の機能を持つツールが知りたいです。
- 経費精算の自動化
- 財務報告の迅速化
- データの統合管理」
提案されるツール
ChatGPTは、この質問に対して具体的なツールを提案してくれます。例えば、
- 「フリー」：クラウド型会計ソフトウェア。経費精算の自動化、財務報告の迅速化、データの統合管理が可能。
- 「弥生」：経費精算、財務報告、データ管理に強みを持つ会計ソフト。
- 「マネーフォワード」：クラウド型会計ツール。経費精算や財務報告に対応。
ツールの具体的な使用方法
さらに、ChatGPTはツールの具体的な使用方法についてもアドバイスを提供します。例えば、OCR（光学文字認識）を活用した経費精算システムの導入や、自動仕訳システムの活用方法などが含まれます。
まとめ
AI技術の進化により、ChatGPTのようなツールを活用することで、バックオフィス業務の効率化が実現可能です。
議事録のサマリー作成や会計業務の改善において、その効果は顕著です。ぜひ、ChatGPTを活用し、業務効率化を進めてみてください。
