目標を設定・数字に落とし込む
予実管理の基本は目標を設定することと、数字を落とし込むことです。
事業目標を基本に、部門単位で予算作成を行うのがポイントになります。
その数字が適切かどうか、常に判断しながらせっていすることが大切です。
この妥当性の判断については、過去の実績や成長率を参考に判断する必要があります。
数字が現実離れしていると予実管理になりませんから、現実的な数字を算出して設定するのが正解です。
数字に落とし込む作業は、目標利益が設定されている場合は人件費や減価償却費等の経費を確認した上で、費用の予算の設定を行います。
ポイントは粗利益率を決めて、部門ごとに利益目標を設定することです。
後は全社の予算を合算、事業目標との差を確認して次に進みます。
予実の差異を確認して課題を特定し、解決案を策定する
予実の差異を確認して課題を特定する、これは解決策の策定に必要不可欠です。
確認は、設定した予算に対しての実績がどうかを集計したり、分析して行います。
分析にはKPIを用いて、事業の強みや弱みの理解を深めたいところです。
そしてその強みと弱みをもとに、来期以降を見据えて対策することになります。
強みは伸ばす施策の検討、弱みは課題の特定と解決で対応します。
これら5つのステップが予実管理の基本的な流れで、予算を見直したり業績を改善していくことになります。
ステップを飛ばしたり軽視してしまうと、予実管理が上手くいかなくなるので注意です。
ツールを使う
予実管理をするには、ツールを用いて効率的に管理するのが良いでしょう。
その方法には大きく分けてExcel、SFAを用いる方法に分けられます。
全社は個人や中小企業に向いている方法で、特に紙を用いている場合に最適です。
スプレッドシートでも構いませんが、いずれにしても紙を使い手動で計算するのは非効率的なのでやめましょう。
一方、後者は規模が大きい企業向けのやり方で、手間の掛かる商品の追加などの頻度が多いケースに適しています。
表計算ソフトでもできなくはありませんが、今後も見越すのであれば、効率的な方法を選択して取り組みを始めたいものです。
ツールを使った予実管理
Excelを使う予実管理は、商品の列に月の行を設定して、カテゴリー別に予算と実績、差異の項目を設けます。
シートは月別、行は1日単位にすると扱いやすいです。
後は予算と実績を入力して差異が算出されるように、計算式を組んで設定すればOKです。
SFAツールによる予実管理は、ツールを用いて表計算ソフトと同様に差異を算出する形となります。
自分で設計する手間が省けるので、この点はこちらのツールに軍配が上がります。
BIツールでも予実管理は可能で、グラフ化して視覚的に予算や実績と差異を把握することができます。
項目の入力が簡単で視覚化もほぼ自動ですから、効率的な予実管理が実現します。